Digitale Transformation

Wann kommt die KI für den Posteingang?

In den letzten Jahren habe ich mir immer mal wieder erlaubt einen Blick auf den Posteingang von Kollegen*innen zu werfen. Der Inhalt interessiert mich dabei nicht. Mein Fokus lag auf der Zahl, die irgendwo am Rand eines jeden Mailprogramms zu lesen ist und die Anzahl der Nachrichten beziffert. Die höchste Summe war fünfstellig!

Früher gab es Briefe, die per Post kamen und Telefax-Nachrichten. In Effizienz- und Zeitmanagement-Seminaren – an den Begriff Selbstorganisation kann ich mich nicht erinnern – habe ich die die Postkorbübung gemacht und gelernt, mit zwei Briefablagen plus Papierkorb gut über die Runden zu kommen. Stellen Sie sich einen Berg von 126 Briefen vor (das ist der aktuelle Stand meines E-mail-Posteingangs)!

Im Laufe der Digitalisierung von Korrespondenz war mein selbst gesetztes Ziel: „Nie mit mehr als 200 Nachrichten im Posteingang zu Bett gehen.“ Das klappt auch ziemlich gut. Kostet aber dennoch täglich viel Zeit. Die Messenger- und Social-Media-Nachrichten lese ich kursiv. Dann kam Slack. Ein Tool, welches die Zusammenarbeit erleichtern und verbessern soll, 100 Meter lange, durch „Antwort an alle“ hoffnungslos verschachtelte E-mails entfallen. So weit zur Theorie. 

wolkenfee

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Für mich persönlich hat sich die Thematik dadurch eher zugespitzt. Jeder Post in jedem Channel ist quasi eine Mitteilung an alle. Im Stundentakt weißt mich ein signalroter Kreis darauf hin, dass ich wieder 5, 10, 100 ungelesene Nachrichten habe – verteilt über zig Channels. Die muss ich alle überfliegen und sondieren, ob ich mich zu irgendeinem Thema äußern oder etwas liefern muss. Da ich nicht die einzige Person mit diesem Problem ist, gibt es regelmäßig Stress, weil Teamkollegen*innen oder ich selbst Mitteilungen überlesen und/oder Fristen verpasst haben. Und das fördert die Kollaboration? Ich persönlich bin skeptisch. Unternehmen, die sich am Puls der Zeit wähnen, verzichten komplett auf E-mails und arbeiten intern nur mit Slack. Ich wüßte gerne, ob es dann eine Limitierung auf, sagen wir fünf, Kanäle gibt.

Um auf das ursprüngliche Thema zurückzukommen: Die E-mails gibt es ja auch noch. Zusätzlich. Wahrscheinlich hat man sogar mehr als zuvor im Posteingang, seitdem es leistungsfähige Lösungen für Marketing Automation gibt, die wie ein Spürhund jede Fährte aufgreifen, die man im Netz hinterlässt.

Die KI leistet bei kommerziellen und industriellen Anwendungen Hervorragendes. Warum lässt sie sich eigentlich nicht in der digitalen Kommunikation implementieren? Das E-mail-Programm müsste doch in der Lage sein zu lernen, auf welche Nachrichten ich antworte, wo ich tagge bzw. Reminder setze. Und mir auf diese Art und Weise einen sinnvoll gefilterten Posteingang bieten. Keine triviale Anwendung, so viel ist sicher, denn es erfordert Deep Learning, Sprachverarbeitung, künstliche neuronale Netze, …

Natürlich haben sich diverse Software-Unternehmen bereits mit dieser Anforderung auseinandergesetzt. Es gibt E-mail Bots, die erfolgreich in Verkaufs- und Servicestrukturen eingesetzt werden. Parser-Programme suchen nach Schlagworten und fungieren dann als Dispatcher, was ein sinnvoller erster Ansatz ist. Ein praktikable Lösung, die anhand meines persönlichen Kommunikationsverhaltens lernt, was mir wirklich wichtig ist und was nicht, für mich relevante Textpassagen markiert oder mir eine Kurzzusammenfassung des Inhalts liefert, habe ich allerdings noch nicht gefunden.

Was ist Ihre Meinung? Geht es Ihnen ähnlich? Kennen Sie einen Workaround oder eine funktionierende Lösung? Ich freue mich über Kommentare!

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